آموزش اکسل اداری

اگر شاغل هستید و کار شما اداریست حتما نام اکسل به گوشتان خورده یا اگر شغلی که به آن مشغولید به مدیریت داده ها نیاز دارد، احتمالاً Microsoft Excel را میشناسید ، این نرم افزار به شما اجازه می دهد تا داده هایتان را سازماندهی و تجزیه و تحلیل کنید. اکسل کوچک و بزرگ نمیشناسد و می تواند به شما در ثبت و تحلیل داده ها به روش های مختلف کمک کند، فرقی نیمکند مبتدی هستید و یا متخصص. مواردی مثل جمع و تفیق با اکسل و یا مبانی اکسل برای همه ضروری است. اگر علاقمند به آموزش رایگان پاورپوینت و اکسل هستید لایت کالج در این راه همراه شماست.

ما لیستی از نکات را برایتان آماده کردیم تا با مرور این نکات شما میتوانید به راحتی در محل کار یا تحصیلتان از آن استفاده کنید.

نحوه یادگیری اکسل برای کارهای اداری

اکسل می تواند به شما در سازماندهی داده ها و ارائه آنها به طور جامع کمک کند. با کمی تعهد، می توانید مهارت های اولیه اکسل را در مدت زمان کوتاهی بیاموزید. یادگیری آن کار شما را بسیار آسان می کند و می تواند در زمان صرفه جویی کند. در اینجا چند راه برای یادگیری اکسل وجود دارد:

•  به برنامه های آموزشی اکسل بپیوندید

می توانید با پیوستن به دوره هایی شروع کنید که آموزش خوبی در اکسل ارائه می دهند. با پیوستن به یک دوره، می‌توانید بدون نیاز به به‌روزرسانی دستی صفحات گسترده، در اکسل مهارت بیشتری پیدا کنید و سریع‌تر کار کنید. این به شما کمک می کند تا روی ضروری ترین وظایف خود تمرکز کنید. یک دوره آموزشی مناسب می تواند به شما در تسلط بر جنبه های مختلف پویا اکسل کمک کند. آنها همچنین می توانند به شما در ایجاد درک بهتری از گردش کار در اکسل کمک کنند.

•  مبانی ریاضی در اکسل

اگر قصد ندارید در یک دوره شرکت کنید، می توانید با انجام تمرینات ریاضی پایه در اکسل و بهبود مستمر توانایی های خود شروع کنید. نکته کلیدی که باید به خاطر بسپارید این است که اکسل معمولاً از شما می خواهد که قبل از پرس و جو یک علامت تساوی قرار دهید. به عنوان مثال، اگر می خواهید 5 منهای 4 را محاسبه کنید، باید “=5-4” را در سلول تایپ کنید. بعد از اینکه اینتر را فشار دادید، سلول شماره 1 را نشان می دهد. همین فرمت برای تقسیم، جمع و ضرب نیز صدق می کند. اگر به این مهارت‌های اساسی تسلط داشته باشید، می‌توانید با اعتماد به نفس به کارهای پیچیده‌تر بپردازید.

•  نحوه ساخت جداول در اکسل

 یک چیز اساسی که باید هنگام مرتب کردن داده های خود یاد بگیرید، ایجاد جداول است. یادگیری ایجاد یک جدول می تواند شما را قادر به مرتب سازی داده ها کند. می توانید با تلاش برای ایجاد انواع مختلف جداول با ستون ها و ردیف های مختلف شروع کنید تا در نهایت به این کار مسلط شوید.

•  نحوه ایجاد نمودار را بیاموزید

پس از تسلط بر مهارت ایجاد جداول، مرحله بعدی یادگیری ساخت نمودار است. ساخت نمودار تقریباً شبیه به ساخت جدول است. با این حال، شما باید نوع نموداری را که می خواهید با آن کار کنید انتخاب کنید و از آنجا ادامه دهید. اکسل طیف وسیعی از تجسم ها را برای انتخاب فراهم می کند. هنگامی که نموداری را انتخاب کردید، مراحل ساخت جدول را دنبال کنید تا اطلاعات را به تصویر بکشید.

• مدرک مایکروسافت آفیس متخصص را دریافت کنید

 پس از تسلط بر مهارت های پایه اکسل، توصیه می شود برنامه صدور گواهینامه را دنبال کنید. گواهینامه توانایی شما را در ایجاد و اصلاح کتاب‌های کاری چند برگه، نمایش داده‌ها و استفاده صحیح از توابع اصلی اکسل نشان می‌دهد. کسب گواهینامه Microsoft Office Specialist Excel تخصص شما را به کارفرمایان بالقوه ثابت می کند.

چگونه می توان از مایکروسافت اکسل برای کارهای اداری استفاده کرد؟

استفاده شما از اکسل ممکن است بسته به نقش شغلی و صنعتی که در آن کار می کنید متفاوت باشد. با این حال، تقریباً در همه حوزه ها، تسلط بر مهارت های اکسل می تواند سود زیادی برای شما داشته باشد. ام اس اکسل کاربرد گسترده ای در زمینه های حسابداری، مدیریت، مدیریت، تجارت و تحلیل دارد.

اکسل در تحلیل های تجاری و استراتژیک، برای جمع آوری و ترتیب داده ها و تولید استنتاج های مفید استفاده می شود. اکسل همچنین برای اهداف حسابداری استفاده می شود، جایی که در مدیریت حساب ها، داده های مشتری و سوابق کمک می کند. مدیریت عملیات، افراد و برنامه ها زمینه دیگری است که اکسل در آن مفید است. برای مدیریت اداری، اکسل می تواند در جمع آوری داده ها و پرداخت قبوض کمک کند.

یادگیری مایکروسافت اکسل

• استفاده از format painter

 Format painter به شما اجازه می دهد تا به سرعت یک قالب یا مجموعه ای از قالب ها را در سلول های متعدد اعمال کنید. اگر می‌خواهید سلول‌های خاصی مانند اطلاعات مورب و کد رنگی داشته باشند، این کار مفید است. برای استفاده از فرمت پینتر:

• • سلولی را با قالب بندی که می خواهید کپی کنید انتخاب کنید.
  • منوی اصلی را باز کنید.
  • فرمت نقاش را انتخاب کنید.
  • سلولی که می خواهید قالب بندی در آن کپی شود را انتخاب کنید و آن را جایگذاری کنید.
  • برای چند سلول، روی نماد format painter دوبار کلیک کنید تا زمانی که آن را لغو انتخاب نکنید، آن را فعال می کند.

• انتخاب کل صفحه گسترده

ممکن است گاهی لازم باشد تغییراتی در کل صفحه گسترده ایجاد کنید. برای کار با کل صفحه گسترده، از Ctrl + shift + * برای انتخاب هر سلول استفاده کنید.

•  وارد کردن داده ها در اکسل

در برخی موارد، ممکن است اطلاعات را از منابع دیگر در صفحه گسترده خود کپی کنید. اما وقتی داده‌ها پیچیده‌تر می‌شوند، کپی کردن صحیح آن دشوار است. برای جلوگیری از این امر، می توانید این مراحل را برای وارد کردن داده ها دنبال کنید :

• • روی تب data کلیک کنید.
  • داده های خارجی را انتخاب کنید.
  • داده ها را از منبع خود وارد کنید.

•  کپی و چسباندن در سلول های متعدد

اگر می‌خواهید همان داده‌ها را در سلول‌های مختلف کپی و جای‌گذاری کنید، از این روش استفاده کنید:

• • سلول هایی را که می خواهید داده ها را در آنها جایگذاری کنید انتخاب کنید.
  • در آخرین سلولی که انتخاب می کنید، اطلاعاتی را که می خواهید کپی کنید اضافه کنید.
  • روی Ctrl + Enter کلیک کنید تا داده های آخرین سلول را کپی کرده و در تمام سلول های انتخاب شده جایگذاری کنید.

•  دیدن همه فرمول ها در اکسل

ممکن است در موقعیتی کار کنید که مجبور باشید صفحات گسترده را به طور منظم با افراد به اشتراک بگذارید. اگر صفحه گسترده ای دریافت کردید و می خواهید ببینید سازنده از کدام فرمول ها استفاده کرده است، به برگه فرمول ها بروید و سپس روی دکمه نمایش فرمول ها کلیک کنید.

•   ثابت کردن سطرها و ستون ها

برخی از صفحات گسترده بسیار طولانی و گسترده هستند و دیدن اطلاعات را دشوار می کند. در این موارد، تثبیت سطرها و ستون‌های خاص در مکان فعلی صفحه‌گسترده ممکن است مفید باشد. این می تواند توسط:

• • پیمایش به نقطه ای از صفحه گسترده که دوست دارید ثابت کنید
  • رفتن به تب view
  • انتخاب گزینه freeze panes

•  تکرار الگوها در اکسل

اکسل در تشخیص و تکرار الگوها خوب است. اگر می خواهید اکسل به سرعت یک الگو را کپی کند، چند شکل اول الگو را در سلول های جداگانه در ردیف یا ستون مربوطه وارد کنید. سپس در آخرین سلول، روی مربع کوچک در گوشه سمت راست پایین کلیک کنید. آن مربع را بکشید تا سلول هایی را انتخاب کنید که الگو باید در آنها تکرار شود.

• پنهان کردن سطرها و ستون ها

هنگام کار بر روی صفحه گسترده، ممکن است بخواهید برخی از ستون هایی را که در حال حاضر روی آنها کار نمی کنید پنهان کنید. با استفاده از دستورات زیر می توانید ردیف ها یا ستون ها را مخفی کنید:

• • هدر سطر یا ستونی را که می‌خواهید ثابت کنید انتخاب کنید
  • از منوی اصلی به دکمه فرمت پیمایش کنید
  • انتخاب hide columns یا hide and unhide و سپس پنهان کردن ستون ها

• کپی و چسباندن بین صفحات گسترده

بسته به نقش شغلی خود، ممکن است از شما خواسته شود که داده ها را کپی کنید یا محاسباتی را در صفحات گسترده مختلف انجام دهید. انجام این کار با اکسل ساده است:

• • هر دو کاربرگ را باز کنید.
  • در حالی که روی برگه صفحه کاری که می خواهید داده ها را در آن کپی کنید، Ctrl را فشار دهید.
  • روی سلول حاوی اطلاعات مورد نظر برای کپی کردن در کاربرگ دیگر کلیک کنید.
  • F2 را فشار دهید.
  • Enter را فشار دهید.

• مدیریت شکست خط در اکسل

از اکسل می توان برای کار با اعداد و حروف استفاده کرد. نوشتن عبارات، جملات یا کلمات کامل می تواند فراتر از فضای سلول گسترش یابد. برای رفع این مشکل و آسان کردن کارتان برای خواندن، از شکستن خط استفاده کنید:

• • سلولی را انتخاب کنید که حاوی متنی است که می خواهید بپیچید.
  • به تب home بروید.
  • روی دکمه wrap text کلیک کنید.

•  اضافه کردن گرافیک

برای افزودن گرافیک به صفحه گسترده:

• • سلولی را که گرافیک شما باید در آن نمایش داده شود را انتخاب کنید.
  • با کلیک راست گزینه series را انتخاب کنید.
  • گرافیک یا تصویر را انتخاب کرده و درج کنید.

• استفاده از میانبرهای صفحه کلید

برخی از کلیدهای میانبر برای صرفه جویی در زمان عبارتند از:

• • Ctrl + 9 : ردیف را مخفی کنید
  • Ctrl + 5 :به متن ضربه بزنید
  • Ctrl + shift+; : زمان فعلی را اضافه کنید

آموزش های لایت کالج :

آموزش اکسل به یادگیرندگان این امکان را می‌دهد تا دستورالعمل‌هایی را دریافت کنند که گویی یک معلم خصوصی دارند این آموزش با تمرینات متعدد برای یادگیری عملی بسیار کاربردی است

همچنین به صورت مستقیم می توانید با مدرس در ارتباط باشید و مدرس با توجه به کامنت ها ارزش مند شما دوره ها را پیش می برد یا دوره جدید برایتان ضبط می کند.

لایت کالج را در اینستاگرام لایت کمپانی دنبال کنید.