مایکروسافت اکسل چیست؟

نرم‌افزار اکسل (Microsoft Excel) یکی از قدرتمندترین ابزارهای صفحه‌گسترده در جهان است که برای ثبت، محاسبه، تحلیل و ارائه داده‌ها استفاده می‌شود. این برنامه به کاربران اجازه می‌دهد داده‌ها را در قالب سلول‌ها، فرمول‌ها و نمودارها مدیریت کرده و گزارش‌های دقیق و حرفه‌ای تهیه کنند. اکسل یکی از نرم‌افزارهای اصلی مجموعه Microsoft Office است که در حوزه‌های مختلف از حسابداری تا مدیریت داده کاربرد دارد.

معرفی اکسل و کاربرد آن

اکسل نرم‌افزاری است که امکان انجام محاسبات عددی، تحلیل داده‌ها و طراحی گزارش‌های گرافیکی را فراهم می‌کند. کاربران می‌توانند با استفاده از سلول‌ها و توابع مختلف، داده‌ها را وارد کرده، جمع و تفریق انجام دهند یا نمودارهای تحلیلی ترسیم کنند.
از اکسل در شرکت‌ها، مؤسسات آموزشی، سازمان‌های مالی و حتی پروژه‌های تحقیقاتی برای نظم‌دهی و بررسی اطلاعات استفاده می‌شود.

تاریخچه و آینده اکسل

مایکروسافت در سال 1985 اکسل را با نام Microsoft Multiplan منتشر کرد. برنامه صفحه گسترده مایکروسافت در آن زمان با محصولات مشابه، از جمله Lotus 1-2-3 از Lotus Development Corp رقابت می کرد.طبق گزارشات Lotus 1-2-3 اولین صفحه گسترده ای بود که نام سلول ها و ماکروها را معرفی کرد. Multiplan از یک رابط کاربری گرافیکی و گرافیکی استفاده می کرد.

در ابتدا، Multiplan محبوبیت خود را در سیستم‌های Microsoft Disk Operating System (MS-DOS) هنگام رقابت با Lotus 1-2-3 از دست داد. دو سال پس از انتشار اولیه، در سال 1987، مایکروسافت نسخه 2.0 اکسل را معرفی کرد. در سال 1988، این نسخه جدید، که اکنون بر روی پلتفرم های ویندوز قرار دارد، شروع به فروش بیشتر از Lotus 1-2-3 و سایر برنامه های صفحه گسترده مشابه کرد.

نسخه فعلی اکسل، نسخه 16، در سال 2019 منتشر شد. از زمان پیدایش، Microsoft Excel به یکی از پرکاربردترین برنامه های تجاری تبدیل شده است و اغلب با سایر برنامه های مایکروسافت مانند Word، Outlook و PowerPoint جفت می شود. اگرچه مایکروسافت دیگر اکسل را به‌عنوان نسخه‌های مختلف به‌روزرسانی نمی‌کند، اما ویژگی‌های جدید و به‌طور خودکار در طول زمان به‌روزرسانی می‌شود.

اصطلاحات و اجزای محیط اکسل چیست؟

اکسل اصطلاحات خاص خود را برای اجزای خود دارد که کاربران جدید ممکن است بلافاصله آن را قابل درک نکنند. برخی از این اصطلاحات و اجزاء شامل موارد زیر است:

cells: کاربر داده ها را وارد سلولی می کند که محل تلاقی یک ستون و ردیف است. سطرها افقی و دارای شماره هستند. در حالی که ستون ها عمودی هستند و یک حرف اختصاص می دهند. سلول فعال این سلول در حال حاضر انتخاب شده است که با یک کادر سبز مشخص شده است.
Workbook: این یک فایل اکسل است که حاوی یک یا چند کاربرگ است.
Worksheet: اینها اسناد مختلف تو در تو در یک کتاب کار هستند.
Worksheet tab: اینها برگه های پایین سمت چپ صفحه گسترده هستند. سرفصل های ستون و ردیف. اینها سلول های شماره دار و حروف دار هستند که درست خارج از ستون ها و ردیف ها قرار دارند. انتخاب هدر کل سطر یا ستون را برجسته می کند.
Formula: فرمول ها معادلات ریاضی، مراجع سلولی یا توابعی هستند که می توانند در داخل یک سلول قرار داده شوند تا یک مقدار تولید کنند. فرمول ها باید با علامت مساوی “=”” شروع شوند.
نوار فرمول: این نوار ورودی طولانی است که برای وارد کردن مقادیر یا فرمول ها در سلول ها استفاده می شود. در بالای کاربرگ و در کنار برچسب “fx” قرار دارد.
نوار آدرس: این نوار که در سمت چپ نوار فرمول قرار دارد، مختصات عدد و حروف یک سلول فعال را نشان می دهد.
فیلتر: اینها قوانینی هستند که کاربر می تواند برای انتخاب ردیف هایی در یک کاربرگ برای نمایش استفاده کند. این گزینه در سمت راست بالای نوار خانه در زیر “مرتب سازی و فیلتر” قرار دارد. فیلتر ردیف هایی که با اطلاعات شما مطابق هستند را نشان می دهد.
تکمیل خودکار: از طریق این ویژگی کاربر میتواند اطلاعات را به صورت خودکار در سلول ها کپی کند. با دو یا چند سلول در یک سری، کاربر می تواند هر دو سلول را انتخاب کند و گوشه سمت راست پایین را به سمت پایین بکشد تا بقیه سلول ها به صورت خودکار تکمیل شوند.
جمع خودکار:این ویژگی به کاربران امکان می دهد چندین مقدار را اضافه کنند. کاربران می توانند سلول هایی را که می خواهند اضافه کنند انتخاب کرده و کلیدهای Alt و Equal را فشار دهند. همچنین دکمه ای برای فعال کردن این ویژگی در سمت راست بالای صفحه اصلی، بالای “پر کردن” و در سمت چپ “مرتب سازی و فیلتر” وجود دارد.

کاربردهای اصلی اکسل در دنیای امروز

محاسبات عددی و مالی
تحلیل داده‌ها و گزارش‌گیری
طراحی داشبوردهای مدیریتی
مدیریت بودجه و هزینه‌ها
ساخت فرم‌ها و لیست‌های سازمانی
اکسل به‌دلیل انعطاف بالا، تقریباً در هر حوزه‌ای قابل استفاده است؛ از برنامه‌ریزی روزانه تا تحلیل‌های پیچیده سازمانی.

محیط و اجزای اصلی نرم‌افزار اکسل

محیط اکسل از چند بخش اصلی تشکیل شده است: نوار ابزار بالا (Ribbon)، ناحیه سلول‌ها (Worksheet)، ستون‌ها، سطرها و نوار فرمول (Formula Bar). هر فایل اکسل شامل چندین شیت (Sheet) است که داده‌ها در آن سازمان‌دهی می‌شوند.

آشنایی با سلول‌ها، سطرها و ستون‌ها در Excel

هر خانه در اکسل را یک سلول (Cell) می‌نامند که محل ورود داده‌ها است. سلول‌ها در محل تقاطع سطر (Row) و ستون (Column) قرار دارند. برای مثال، سلول A1 یعنی ستون A و سطر 1. درک این ساختار پایه‌ای برای کار با فرمول‌ها و توابع ضروری است.

ابزارهای پیشرفته تر در اکسل چیست؟

تابع TREND. این ابزار برای محاسبه خطوط روند خطی از طریق مجموعه ای از مقادیر Y یا X استفاده می شود. می توان از آن برای تحلیل روند سری زمانی یا پیش بینی روندهای آینده استفاده کرد. خطوط روند را می توان در نمودارها استفاده کرد.

توابع MAX و MIN. این توابع حداکثر و حداقل مقادیر از مجموعه اطلاعات انتخابی است. MAX برای یافتن حداکثر مقدار و MIN برای یافتن حداقل مقدار استفاده می شود.

تابع AND. این تابع بیش از یک معیار در هنگام جستجوی متغیرها دارد. اگر متغیری مطابق با معیار باشد، مقدار به عنوان true برگردانده می شود. در غیر این صورت false می شود. ورودی تابع باید به شکل زیر باشد: =AND (logical1, [logical2], …).

توابع اضافی برای استفاده در اکسل شامل تفریق، ضرب، تقسیم، شمارش، میانه، الحاق و سایر توابع منطقی مشابه AND، مانند OR است.

فایل های اکسل و XLS

یک فایل XLS یک فایل صفحه گسترده است که می تواند توسط اکسل یا سایر برنامه های صفحه گسترده ایجاد شود. نوع فایل فرمت فایل باینری اکسل را نشان می دهد. فایل XLS اطلاعات را به صورت باینری ذخیره می کند. نسخه های اکسل بعد از اکسل 2007 به طور پیش فرض از فایل های XLSX استفاده می کنند، زیرا فرمت بازتر و ساختار یافته تر است. نسخه‌های بعدی اکسل از فایل‌های XLS پشتیبانی می‌کنند. داده‌های کتاب کار را می‌توان در قالب‌هایی از جمله PDF، TXT، زبان نشانه‌گذاری Hypertext، XPS و XLSX نیز صادر کرد.

فرمول‌ها و توابع در اکسل چیست؟

فرمول‌ها قلب تپنده اکسل هستند. آن‌ها به شما امکان می‌دهند محاسبات خودکار انجام دهید. توابعی مانند SUM، AVERAGE، IF، VLOOKUP و XLOOKUP از پرکاربردترین فرمول‌ها هستند که در تحلیل داده‌ها نقش اساسی دارند. با استفاده از این توابع، اکسل به یک ماشین محاسباتی هوشمند تبدیل می‌شود.

کاربرد اکسل در حسابداری و امور مالی

در حسابداری، اکسل ابزاری حیاتی محسوب می‌شود. با استفاده از آن می‌توان ترازنامه‌ها، صورت سود و زیان، گزارش فروش و هزینه‌ها را به‌صورت خودکار تولید کرد. بسیاری از حسابداران حرفه‌ای برای مدیریت اطلاعات مالی از ترکیب اکسل و فرمول‌های منطقی استفاده می‌کنند.

کاربرد اکسل در مدیریت و تحلیل داده‌ها

در دنیای کسب‌وکار، تصمیم‌گیری بدون داده ممکن نیست. اکسل با ابزارهایی مانند Pivot Table و نمودارها (Charts) امکان تحلیل سریع و دقیق داده‌ها را فراهم می‌کند. مدیران با این قابلیت می‌توانند عملکرد فروش، رشد بازار یا الگوهای مالی را به‌صورت تصویری مشاهده کنند.

تفاوت اکسل با نرم‌افزارهای مشابه مانند Google Sheets

اگرچه Google Sheets ابزار مفیدی برای کارهای گروهی آنلاین است، اما Excel در زمینه‌ی پردازش داده‌های حجیم، پشتیبانی از فرمول‌های پیچیده و اتصال به بانک‌های اطلاعاتی بسیار قدرتمندتر عمل می‌کند. اکسل برای پروژه‌های بزرگ و تخصصی انتخاب حرفه‌ای‌تری است.

قابلیت‌های جدید اکسل در نسخه‌های 2016 تا 2024

نسخه‌های جدید اکسل امکانات پیشرفته‌ای مانند XLOOKUP، Power Query، Power Pivot، Dynamic Arrays و AI Insights را معرفی کرده‌اند. این ویژگی‌ها باعث شده‌اند کار با داده‌ها سریع‌تر، دقیق‌تر و هوشمندانه‌تر انجام شود.

نسخه‌های مختلف Excel (ویندوز، مک، اندروید و آنلاین)

مایکروسافت برای سهولت دسترسی کاربران، اکسل را در نسخه‌های مختلف عرضه کرده است. نسخه دسکتاپ برای ویندوز و مک، نسخه اندروید برای تلفن همراه و نسخه آنلاین برای استفاده در مرورگر بدون نیاز به نصب نرم‌افزار.

مسیر یادگیری اکسل

برای یادگیری اکسل، بهتر است از مفاهیم پایه مانند کار با سلول‌ها و فرمول‌ها شروع کرده و سپس به مباحث پیشرفته‌تری مثل Pivot Table، ماکروها و VBA برسید.

شرکت در دوره آموزشی گام‌به‌گام و رایگان اکسل لایت کالج.

چرا باید اکسل را یاد بگیریم؟

آموزش اکسل یکی از مهارت‌های پایه‌ای برای ورود به بازار کار است. اکثر سازمان‌ها از اکسل برای ثبت داده‌ها، تحلیل عملکرد و مدیریت گزارش‌ها استفاده می‌کنند. یادگیری آن، به معنای افزایش بهره‌وری و دقت در کار است.

اکسل تنها یک نرم‌افزار محاسباتی نیست؛ بلکه ابزاری برای مدیریت داده، تحلیل اطلاعات و تصمیم‌گیری هوشمندانه است. تسلط بر اکسل نه‌تنها بهره‌وری فردی را افزایش می‌دهد بلکه یکی از مهارت‌های حیاتی برای موفقیت شغلی در دنیای امروز محسوب می‌شود.

وبلاگ