آموزش پرینت اکسل در یک صفحه

یکی از مشکلات متداول کاربران Excel در زمان چاپ، عدم تطابق داده‌ها با اندازه صفحه است. در بسیاری از مواقع، بخشی از جدول یا نمودار در صفحه بعد چاپ می‌شود و نظم گزارش از بین می‌رود. در این مقاله به‌صورت گام‌به‌گام آموزش داده‌ایم که چگونه با انجام چند تنظیم ساده، تمام محتوای فایل اکسل را در یک صفحه چاپ کنید و خروجی تمیز و حرفه‌ای داشته باشید.

ویدیو آموزش پرینت اکسل در یک صفحه

امروز پاسخ به پرس چطور اکسل را در یک صفحه پرینت بگیریم را با هم بررسی میکنیم:

جهت دیدن آموزش جامع اکسل در لایت کالج روی دکمه زیر کلیک کنید.

تنظیمات پرینت اکسل در یک صفحه

برای چاپ تمام داده‌ها در یک صفحه، ابتدا از زبانه‌ی Page Layout به بخش Scale to Fit مراجعه کنید. در این قسمت دو گزینه به نام‌های Width و Height وجود دارد. با قرار دادن هر دو گزینه بر روی مقدار 1 Page، اکسل به‌طور خودکار داده‌ها را به نحوی فشرده می‌کند که تمامی محتوا در یک صفحه چاپ شود.

در صورتی که جدول شما بسیار بزرگ باشد، می‌توانید برای حفظ خوانایی داده‌ها، از بخش Scale اندازه را بین ۸۰ تا ۹۰ درصد تنظیم کنید. این کار مانع از کوچک شدن بیش از حد فونت‌ها می‌شود.

رفع مشکل پرینت ناقص در اکسل

یکی از دلایل اصلی چاپ ناقص در اکسل، تعیین‌نشدن صحیح محدوده چاپ است. برای رفع این مسئله، محدوده‌ی موردنظر خود را انتخاب کرده و از مسیر
Page Layout → Print Area → Set Print Area
محدوده چاپ را مشخص کنید.

همچنین پیشنهاد می‌شود از نمای Page Break Preview برای مشاهده و ویرایش محدوده چاپ استفاده کنید. در این حالت می‌توانید خطوط آبی‌رنگ مربوط به مرز صفحات را تنظیم کرده و از چاپ صفحات خالی جلوگیری نمایید.

تنظیم اندازه صفحه برای چاپ در اکسل

اندازه‌ی صفحه چاپ تأثیر مستقیم بر کیفیت خروجی دارد. برای تنظیم آن، از مسیر Page Layout → Size نوع کاغذ موردنظر را انتخاب کنید. به‌طور معمول، اندازه A4 برای بیشتر گزارش‌ها مناسب است.
چنانچه داده‌ها در عرض زیادی قرار دارند، می‌توانید از اندازه A3 یا جهت افقی (Landscape) استفاده کنید تا جدول به‌صورت کامل و خوانا چاپ شود.

تنظیم مقیاس (Scale) برای چاپ دقیق‌تر

در بخش Page Layout گزینه‌ای تحت عنوان Scale وجود دارد که امکان کوچک‌نمایی یا بزرگ‌نمایی محتوای چاپی را فراهم می‌کند. با کاهش درصد مقیاس، اکسل داده‌ها را متناسب با اندازه برگه فشرده می‌سازد. برای مثال، قرار دادن مقدار ۹۰٪ معمولاً نتایج مطلوبی ایجاد می‌کند.

پرینت اکسل در یک صفحه A4

برای چاپ جدول در یک برگه A4، محدوده جدول را انتخاب کرده و از مسیر
File → Print
به تنظیمات چاپ مراجعه کنید. سپس از قسمت Settings گزینه‌ی Fit Sheet on One Page را فعال نمایید. با انجام این کار، اکسل جدول را متناسب با اندازه برگه تنظیم کرده و در یک صفحه چاپ می‌کند.

پیشنهاد می‌شود پیش از چاپ نهایی، از قابلیت Print Preview جهت بررسی نحوه نمایش داده‌ها استفاده کنید تا از چاپ ناقص یا تغییر اندازه‌های ناخواسته جلوگیری شود.

حذف صفحات خالی هنگام چاپ

وجود داده‌های پنهان یا قالب‌بندی‌های اضافه در سلول‌ها ممکن است موجب ایجاد صفحات خالی در خروجی چاپ شود. برای رفع این مشکل:

• محدوده خالی را انتخاب کنید.
• از مسیر Home → Clear → Clear All فرمت‌ها و داده‌های پنهان را حذف نمایید.
• محدوده چاپ را مجدداً با گزینه Set Print Area تنظیم کنید.

تنظیمات Page Layout برای چاپ بهتر فایل اکسل

بخش Page Layout مهم‌ترین قسمت تنظیمات چاپ در اکسل است. در این بخش می‌توانید موارد زیر را کنترل کنید:

• حاشیه‌ها (Margins)
• جهت چاپ (Orientation)
• اندازه و مقیاس چاپ (Scaling)
• خطوط جدول و تنظیمات ظاهری

توصیه می‌شود پیش از چاپ نهایی، از بخش Print Preview برای بررسی جزئیات استفاده کنید تا از دقت و نظم داده‌ها اطمینان حاصل شود.

چاپ افقی یا عمودی در اکسل

در فایل‌هایی که تعداد ستون‌ها زیاد است، بهتر است جهت صفحه را به حالت افقی (Landscape) تغییر دهید تا تمام ستون‌ها در یک ردیف چاپ شوند.
در مقابل، برای جداولی با سطرهای زیاد، جهت عمودی (Portrait) گزینه مناسب‌تری است.

این تنظیمات از مسیر Page Layout → Orientation در دسترس است.

پرینت در نسخه‌های مختلف اکسل

در نسخه‌های جدیدتر اکسل مانند Excel 2016 و 2021، گزینه‌ی Fit Sheet on One Page مستقیماً در بخش چاپ قرار دارد. اما در نسخه‌های قدیمی‌تر نظیر Excel 2010، این گزینه در بخش Page Setup → Scaling قابل تنظیم است.

کلید های میانبر پرینت در اکسل

برای دسترسی سریع به تنظیمات چاپ، از کلید ترکیبی Ctrl + P استفاده کنید. این میانبر پنجره چاپ را باز کرده و امکان انتخاب پرینتر، اندازه صفحه و مشاهده پیش‌نمایش را فراهم می‌سازد.

پرینت فایل اکسل در قالب PDF

در صورتی که قصد دارید فایل را به‌صورت دیجیتال به اشتراک بگذارید، می‌توانید از گزینه‌ی Save as PDF استفاده کنید. برای این کار از مسیر
File → Save As → PDF
استفاده کرده و در تنظیمات چاپ، گزینه‌ی Fit Sheet on One Page را فعال نمایید تا کل جدول در یک صفحه PDF ذخیره شود.

نکات حرفه‌ای برای چاپ تمیز و دقیق در Excel

• از فونت‌های استاندارد مانند Calibri یا Tahoma با اندازه ۱۰ تا ۱۲ استفاده کنید.
• برای مشخص‌تر شدن مرز سلول‌ها، از گزینه‌ی Borders استفاده نمایید.
• در بخش Header و Footer عنوان گزارش، تاریخ و شماره صفحه را درج کنید.
• خطوط جداکننده صفحه را با استفاده از حالت Page Break Preview تنظیم کنید.
• همواره پیش از چاپ، از Print Preview برای بررسی نهایی استفاده نمایید.

چاپ صحیح در اکسل نیازمند دقت در تنظیم اندازه صفحه، مقیاس و محدوده چاپ است. با به‌کارگیری روش‌هایی مانند Fit Sheet on One Page، تنظیم جهت صفحه و کنترل مقیاس چاپ، می‌توانید تمامی داده‌ها را به‌صورت مرتب و کامل در یک صفحه چاپ نمایید.
رعایت این اصول، علاوه بر صرفه‌جویی در کاغذ، موجب افزایش کیفیت گزارش‌ها و نظم ظاهری اسناد شما خواهد شد.